1. Omgangsregels maken
Omgangsregels zijn afspraken waarin je vastlegt hoe je met elkaar omgaat en welk gedrag je als vereniging goed- en afkeurt. De omgangsregels gelden voor iedereen. Betrek leden/vrijwilligers bij het ontwikkelen van de omgangsregels of stel een commissie aan om de regels op te stellen.  

Om te zorgen dat de omgangsregels bekend zijn bij alle leden/vrijwilligers, leg je ze voor tijdens de algemene ledenvergadering, plaats je ze op de website en maak je er eventueel posters van. 

2. Gedragscode vastleggen
In een gedragscode worden regels en richtlijnen vastgelegd om leden/vrijwilligers met een begeleidende functie binnen de vereniging handvatten te bieden wat als acceptabel en onacceptabel gedrag en handelingen wordt beschouwd. Gedragscodes kunnen onderwerpen omvatten als integriteit, respect, vertrouwelijkheid, naleving van wetten en regels, en verantwoordelijkheden ten opzichte van collega's en klanten. Ze helpen bij het waarborgen van de sociaal veilige omgeving en kunnen bijdragen aan het voorkomen van conflicten en misverstanden.

3. Referentie vragen en checken
Als leden of vrijwilligers in een begeleidende rol gaan werken met kwetsbare groepen binnen de vereniging, is het raadzaam om een vacaturetekst met een beschrijving van de functie maken en aan te geven welke vaardigheden verwacht worden. Tijdens een gesprek kun je de geïnteresseerde vragen om referenties op te geven. Het bestuur kan dan contact opnemen met deze referent(en). Het bestuur mag alleen informatie vragen die te maken heeft met de functie die het lid of de vrijwilliger interesse in heeft.

4. Vertrouwenscontactpersoon (VCP) benoemen
Een vertrouwenscontactpersoon is iemand binnen de vereniging die als eerste aanspreekpunt fungeert voor leden/vrijwilligers die te maken hebben met ongewenst gedrag, zoals pesten, agressie, discriminatie of seksuele intimidatie. De VCP gaat in gesprek met slachtoffer of beschuldigde en onderzoekt waar de persoon in kwestie terecht kan met zijn hulpvraag en welke mogelijke stappen genomen kunnen worden.

5. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen
Wanneer er binnen je vereniging leden/vrijwilligers zijn die werken met kwetsbare groepen, kun je voor deze personen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen. Als iemand een VOG heeft hoeft dat niet te betekenen dat hij/zij nooit met justitie in aanraking is geweest. Het aanvragen van een VOG voor leden/vrijwilligers laat zien dat je een sociaal veilige omgeving belangrijk vindt. Voor verenigingen is het aanvragen van een VOG veelal gratis. Kijk voor de voorwaarden op Regeling Gratis VOG.